Postępowanie mediacyjne jest bardzo elastyczne, nie obowiązują tu sztywne procedury jak w sądzie. Nie prowadzi się postępowania dowodowego, nie ustala przebiegu wydarzeń, nie przesłuchuje, nie ocenia i nie osądza. To same strony decydują, ile razy się będą spotykać, wspólnie czy na osobności z mediatorem (tak zwane mediacje wahadłowe), jakie kwestie będą omawiane, które z nich zakończą się porozumieniem, a wreszcie jaki kształt będzie miała zawarta przez nie ugoda. Przebieg mediacji praktycznie zależy od woli stron i jest jedynie moderowany przez mediatora. Wszelkie pomysły czy uzgodnienia wchodzą w życie tylko wtedy, gdy są przez nie akceptowane.
Etapy mediacji
Przebieg mediacji – najważniejsze etapy:
1. Zgłoszenie sprawy do mediacji.
Mediacje cywilne – rodzinne, gospodarcze, pracownicze, oświatowe, społeczne itd. – kierowane są z sądów okręgowych i rejonowych (na podstawie postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji na wniosek strony/stron lub sędziego) lub prowadzone są na podstawie zgłoszenia osób prywatnych, firm, instytucji itd.
Mediacje karne – kierowane są z sądów (na podstawie postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji na wniosek strony/stron lub sędziego), prokuratury, policji .
Mediacje między nieletnim sprawcą czynu karalnego a pokrzywdzonym – kierowane z sądów rodzinnych na podstawie postanowienia o skierowaniu sprawy do mediacji na wniosek strony/stron lub sędziego.
2. Sesje/posiedzenia mediacyjne wstępne – informacyjne
Prowadzone są z każdą ze stron osobno. W trakcie tych spotkań, mediator informuje strony na czym polega proces mediacji, jakimi kieruje się zasadami, jakie ma cele i jakie mogą osiągnąć korzyści z rozwiązania konfliktu na drodze mediacji. Strony potwierdzają dobrowolność swojego uczestnictwa w mediacji. Mediator dowiaduje się o tym co jest przedmiotem sporu, oraz jaki jest punkt widzenia strony na zaistniałą sytuację. Także jakie według niej muszą zaistnieć warunki, aby było możliwe rozwiązanie konfliktu i zawarcie satysfakcjonującej obie strony ugody.
3. Sesje/posiedzenia mediacyjne
Jeśli strony wyrażają gotowość spotkania ze sobą „twarzą w twarz”, dochodzi do sesji wspólnej stron przy udziale mediatora. Jeśli któraś ze stron z ważnego dla niej powodu nie wyraża zgody na spotkanie bezpośrednie z drugą stroną, jednakże dąży do porozumienia, istnieje możliwość prowadzenia mediacji pośredniej – wtedy mediator spotyka się wyłącznie oddzielnie z każdą ze stron będąc pośrednikiem w przekazywaniu punktu widzenia i oczekiwań stron. W trakcie sesji/posiedzeń mediacyjnych, trwających zwykle 1-2 godzin strony wyjaśniają sobie najważniejszych dla nich kwestie oraz wspólnie poszukują rozwiązania konfliktu między nimi. Mediatorzy stosują podczas mediacji wiele pomocnych technik (m.in. tzw. aktywnego słuchania, wyjaśniania, odzwierciedlania uczuć, a także spotkań na osobności), ułatwiających stronom komunikację. Jeśli stronom uda się wyjaśnić przyczyny sporu, dojść do porozumienia bądź poczynić ustalenia na przyszłość (zależnie od rodzaju mediacji) – podpisują ugodę. Liczba sesji/posiedzeń mediacyjnych uzależniona jest od rodzaju mediacji, można uznać, iż średnio jest ich od 2 do 4.
4. Podpisywanie ugody
Stanowi odrębny, istotny etap postępowania mediacyjnego, w którym ważną rolę odgrywa właściwe przygotowanie mediatora. Jest on bowiem zobowiązany dopilnować realności i konkretności podpisywanego porozumienia. Ugoda – ustalenia, które wypracowały w trakcie trwania mediacji same strony i które na końcu zostały spisane w formie porozumienia. Jeśli stronom nie udaje się wypracować satysfakcjonującego je porozumienia, sprawa zostaje odesłana do organu, który przesłał sprawę do mediacji, w celu rozstrzygnięcia sprawy. W przypadku mediacji tzw. prywatnych stronom pozostaje szukać innych sposobów osiągnięcia porozumienia. Mediator zawsze stara się pomóc stronom, w uświadomieniu sobie innych możliwości i alternatyw.